La normativa spiega nel dettaglio che ogni documentazione informatica, per avere valore probatorio, deve essere conservata seguendo precise direttive.
I messaggi e i relativi dati importati necessitano di un archivio digitale che permetta una conservazione a norma per essere opponibili a terzi, secondo il Dlgs 82/2005 del Codice di Amministrazione Digitale. La corretta custodia documentale mantiene effetto giuridico nel tempo.
Inoltre, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgId) ha dichiarato che qualsiasi documentazione elettronica ha valore legislativo solo se ad3eguatamente custodita da un sistema di conservazione legalmente riconosciuto.
In pratica le PEC, così come le fatture elettroniche, trattandosi di documenti elettronici nativi che possono contenere dati giuridicamente rilevanti, per essere opponibili a terzi devono essere conservati a norma.
Mittenti e destinatari delle PEC possono provvedere in autonomia alla conservazione, oppure affidarsi a soggetti terzi, purché la conservazione sia effettuata a norma di legge in modo sostitutivo. È bene, da parte di tutti i soggetti coinvolti, conoscere dettagliatamente le linee guida della gestione e della conservazione dei documenti informatici, nonché attenersi alle procedure tecniche e organizzative.
La validità legale dei messaggi di posta elettronica certificata è garantita fino a 10 anni, se correttamente conservati tramite servizi studiati ad hoc e che rispettino le normativa vigenti.
